پیشرفت تکنولوژی تأثیر گسترده ای در نحوه انجام امور روزانه در سازمان های بزرگ و کوچک داشته است. سالهاست که روش های سنتی انجام امور دفتری با استفاده از چندین تن کاغذ و بایگانی تمامی آن ها حذف شده و همه چیز در یک برنامه ساده اما کاربردی به نام نرم افزار اتوماسیون اداری در دسترس شرکت ها قرار گرفته است.
هدف از جمع آوری و سازماندهی همه امور اداری در این پلتفرم، ساده سازی پردازش پروژه ها، بهینه سازی دستورالعمل های موجود و تعریف یک روند کاری ماهرانه و سریع می باشد.
با اینکه با استفاده از فرم های آنلاین و یا Google Calendar کاغذ بازی های متداول تا حد زیادی حذف می شود؛ اما برای درک بهتر سیستم اتوماسیون اداری (OAS) لازم است فراتر از ایمیل ها و فرم های دیجیتالی بیاندیشید.
منظور از اتوماسیون اداری، مدیریت اطلاعات و منابع با استفاده از یک سیستم گردش کار 1 (Workflow System) جهت بهبود عملکردهای سازمانی است.
به عبارت ساده تر، اتوماسیون اداری (Office Automation) به ترکیب سخت افزار، نرم افزار و اتصال شبکه در یک کامپیوتر اشاره دارد که برای ساده سازی و خودکارسازی اموری نظیر مدیریت موجودی، مکاتبات اداری، حسابداری، ارسال ایمیل و ... به کار می رود. این سیستم به سازمان ها کمک می کند تا کارایی خود را بهبود داده و با سرعت بیشتری به سود سازمانی دست یابند.
تاریخچه اتوماسیون اداری
اتوماسیون امور اداری با اختراع ماشین تایپ و دستگاه کپی آغاز شد. این اختراعات به ظاهر ساده در زمان ظهور خود امور دستی زیادی را ماشینی کردند. امروزه اتوماسیون اداری نه فقط به ماشینی کردن وظایف بلکه به تبدیل اطلاعات به فرم های الکترونیکی اشاره دارد. با ظهور کامپیوترهای شخصی انقلابی در اتوماسیون اداری صورت گرفت و سیستم عامل های محبوب و رابط کاربری 2 (User Interface) بر سیستم های کامپیوتری ادارات تسلط یافتند.
این انقلاب بر حوزه های کاری زیادی تأثیر گذاشت؛ به طوری که از اوایل دهه 80 تا اواسط دهه 90 سازمان های مستقل زیادی برای انجام امور داخلی خود از یک سیستم اتوماسیون مبتنی بر کامپیوتر جهت ارتقای اثربخشی و کم کردن هزینه ها استفاده کردند.
امروزه با روشن شدن اهمیت این سیستم کاربردی تقریباً در بیشتر کسب و کارها از یک سیستم خودکارسازی امور داخلی استفاده می شود. حتی کوچک ترین کسب و کارها نیز به طور متداول از تکنولوژی کامپیوتری برای حفظ سوابق مالی، اطلاعات انبار، سوابق پرداخت دستمزدها و سایر اطلاعات سازمانی خود استفاده می کنند.
قابلیت های نرم افزار اتوماسیون اداری
1- طراحی گردش کار آسان
سیستم اتوماسیون در ادارات امروزی باید به نحوی طراحی شود که انجام امور را برای کاربر نهایی ساده تر کند. در یک گردش کاری ویژگی های مختلفی برای طراحی فرایندها به صورت یکپارچه در نظر گرفته می شوند تا درک گردش کارها در سازمان برای هر کسی که از آن استفاده می کند ساده تر شود.
عملکرد نرم افزار اتوماسیون اداری به این صورت است که نیازهای هر سازمان را با توجه به فرایندهای مهم در آن سازمان، با ساده کردن تبادل اطلاعات میان اعضای تیم و بدون پیچیده کردن جریان های کاری برآورده می سازد.
2- سازگاری با موبایل
دسترسی به اطلاعات از طریق دستگاه های تلفن همراه موضوعی است که در چند سال اخیر اهمیت زیادی پیدا کرده است. اگر کارکنانی خارج از سازمان دارید و یا می خواهید در حین سفر هم به اطلاعات مهم شرکت دسترسی داشته باشید، از یک نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده کنید که در موبایل نیز قابل مشاهده باشد. در این صورت می توانید بدون ضرر رساندن به فعالیت های شرکت و با سرعت بیشتری تصمیم گیری نمایید. خوشبختانه بیشتر نرم افزارهای اتوماسیون اداری امروزی این قابلیت را در خود دارند.
3- ادغام با نرم افزارهای دیگر
اگر در حال حاضر از ابزارهای دیگری نظیر CRM، ایمیل و نرم افزارهای حسابداری استفاده می کنید؛ باید یک نرم افزار اتوماسیون اداری را انتخاب کنید که امکان ادغام با سایر نرم افزارها را داشته باشد. به خاطر داشته باشید که هدف از به کار بردن سیستم اتوماسیون اداری ساده سازی امور است نه پیچیده کردن آن ها!
از جمله نرم افزارهایی که با سیستم اتوماسیون اداری ادغام می شوند عبارتند از:
نرم افزارهای حسابداری، نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM)، ایمیل، نرم افزارهای برنامه ریزی و مدیریت پروژه، برنامه های گفتگوی آنلاین و ... .
چند نمونه از این ادغام ها می تواند به صورت زیر باشد:
- هنگام دریافت ایمیل شکایت، فرآیند پشتیبانی از مشتریان شروع شود؛
- پس از آنکه شخصی فرم تماس را در وب سایت شما پر کرد، سیستم اتوماسیون فرایند فروش را آغاز کند؛
- هنگامی که در Google Sheets یک ردیف اضافه می کنید، فرآیند پرداخت شروع شود.
4- مدیریت اطلاعات
مدیریت اطلاعات یکی از مهم ترین مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری است. زمان بندی برنامه ها، سیستم های یادآوری و مدیریت وظایف 3 (Task Management) برخی از ویژگی های این نرم افزار هستند که سازمان ها می توانند به کمک آن ها بدون هیچ زحمتی به مدیریت، نظارت و کنترل پروژه ها و فعالیت های خود بپردازند.
شما می توانید با استفاده از یک پنل مدیریتی، فعالیت ها را میان اعضای تیم توزیع کرده و از ویژگی گفتگوی آنلاین برای ارتباط سریع تر با آن ها استفاده نمایید. در واقع کلیه اطلاعات در یک پایگاه داده ذخیره شده و شما می توانید هر زمان که بخواهید جزئیات را بازیابی کنید.
5- تبادل اطلاعات
تبادل داده ها و اطلاعات میان یک یا چند عضو از سازمان با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری به راحتی امکان پذیر است. کلیه داده ها و اطلاعات از جمله اسناد متنی، صفحات گسترده، تصاویر و فیلم ها می توانند از طریق اتصال به شبکه در عرض چند ثانیه ارسال شوند. ماهیت مشارکتی نرم افزار اتوماسیون اداری موجب می شود اعضای تیم با همکاری حین انجام پروژه های مختلف، بهره وری خود را افزایش دهند.
6- مدیریت ضرب الاجل ها
در درستی جمله "زمان سرمایه است." ابهامی وجود ندارد! پس تا آنجایی که امکان دارد مدیریت وظایف اداری خود را به صورت بهینه و منطقی پیش ببرید. شما می توانید با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری برای فرایندهای مختلف در سازمان خود ضرب الاجل تعیین کنید. اگر امکان دارد برای هر فرایندی مهلت تعیین کرده و بر انجام آن نظارت داشته باشید. این امر به شما امکان می دهد تا در صورت لزوم با اقدامات پیشگیرانه از هر گونه تأخیر یا وقوع مشکل جلوگیری کنید.
7- شفافیت
حوزه ها و تیم های دیگر در سازمان به چه صورت اطلاعات خود را با شما به اشتراک گذاشته و یا اطلاعات شما را درخواست می کنند؟ با ارسال ایمیل و یا به صورت تلفنی؟
اتوماسیون اداری یک ابزار تکنیکی است که امکان ثبت درخواست ها و اشتراک اطلاعات را به شکل ساختاری فراهم کند. پس با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری تحت وب، تیم های مختلف در یک سازمان به کلیه اطلاعاتی که برای انجام فعالیت های خود نیاز دارند دسترسی خواهند داشت و این امر از حجم تماس ها و ایمیل های اضافی می کاهد.
8- تجزیه و تحلیل و گزارش دهی
برای ارزیابی میزان اثربخشی نرم افزار اتوماسیون اداری در سازمان خود باید از اعداد و ارقام مطلع باشید.
داده ها ابزار اصلی تصمیم گیری هستند؛ بنابراین شما باید داده های جدید را با اطلاعاتی که در سوابق سازمان موجود است از نظر سرعت و کیفیت نتیجه نهایی مقایسه کنید. البته استفاده از سایر ابزارهای اندازه گیری برای سنجش داده های یک گردش کاری در سازمان ضرورتی ندارد؛ چرا که بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری در حال حاضر دارای قابلیت تجزیه و تحلیل و گزارش دهی داخلی هستند.
9- کنترل دسترسی
امکان دسترسی اعضای تیم به اطلاعات گردش های کار یک سازمان اهمیت زیادی دارد. یک از ویژگی های اساسی نرم افزار اتوماسیون اداری امکان محدود کردن دسترسی اعضا به اطلاعات محرمانه است. در واقع مجوز دسترسی به این اطلاعات در اختیار کسی است که مدیریت اطلاعات یک شرکت را بر عهده دارد. توجه به این مسأله ضرورت دارد؛ زیرا به صورت مستقیم به بحث محافظت و امنیت اطلاعات مربوط می شود.
پس اتوماسیون اداری علی رغم تصور بیشتر افراد به معنای جایگزین کردن انسان با "ماشین" نیست! بلکه یک ابزار کمکی برای سهولت بخشیدن به فعالیت های انسان به شمار می رود. در واقع یکی از مهم ترین امور در سیستم اتوماسیون اداری، دسترسی به داده ها برای کنترل آن ها به وسیله افراد مختلف است.
10- کاهش هزینه ها
با نرم افزار اتوماسیون اداری اکثر فعالیت های اداری خودکار شده و دیگر نیازی نیست برای انجام آن ها افراد مختلف را استخدام کنید. از طرفی صرفه جویی در زمان نیز موجب کاهش هزینه خواهد شد. در واقع با خودکار کردن امور پیچیده و زمانگیر سازمانی، سرمایه زیادی حفظ می شود.
11- دقت
پیشرفت فناوری های مربوط به سیستم های کامپیوتری و ماشین های دیگر، آن ها را به اندازه مغز یک انسان کارآمد می کند. اگر خطاها و اشکالات یک برنامه رفع شود، دقت آن به 100 درصد می رسد و می توان از آن برای تکمیل فرآیندهای یک کسب و کار کمک گرفت. در واقع برنامه های نرم افزاری قابل اعتماد تر از اشخاصی هستند که آن برنامه ها را طراحی کرده اند. پس با پیاده سازی یک نرم افزار اتوماسیون اداری پیشرفته، احتمال خطای انسانی کاهش می یابد.
پیش رفتن با سیستم های روز دنیا و برنامه های کمکی چیزی جز منفعت برای کسب و کارها به همراه نخواهد داشت! برای دستیابی به این مزایا و بهبود امور سازمانی لازم است یک نرم افزار اتوماسیون اداری کاربردی برای مجموعه خود داشته باشید. نرم افزار اتوماسیون اداری ایده ارتباط تراشه با توجه به نوع کسب و کار و بخش های اداری مختلف در سازمان به صورت اختصاصی برای شما طراحی خواهد شد و کلیه مزایای عنوان شده در این مقاله را به همراه پشتیبانی در اختیارتان قرار می دهد.
1- گردش کار یا Workflow به مجموعه ای از عملیات خودکار گفته می شود که جهت تکمیل هر مرحله از یک فرایند کاری ایجاد شده اند.
2- به مجموعه ای از عناصر بصری که کاربر می تواند به وسیله آنها با یک برنامه یا نرم افزار تعامل داشته باشد رابط کاربری (UI) گفته می شود.
3- به فرایند مدیریت امور سازمانی جهت دستیابی سریع تر به اهداف سازمان مدیریت وظایف گفته می شود که شامل 4 بخش اصلی برنامه ریزی، آزمایش، ردیابی و گزارش دهی است.
