در بسیاری از شرکت های کوچک و استارت آپ ها، استفاده از اکسل به جای نرم افزار CRM ، ممکن است انتخاب مناسبی باشد، اما آیا این انتخاب برای زمانی که کسب و کارتان رو به رشد است و تعداد کاربران و مشتریان به صورت پیوسته افزایش می یابد هم توصیه می شود؟ در ادامه به پاسخ و تحلیل این سوال می پردازیم:
1 - استفاده از اکسل به جای CRM، دید کاملی از کسب و کار در اختیارتان قرار نمی دهد:
آیا دانستن این موضوع که در شرکت چه خبر است و هر کسی مشغول انجام دادن چه کاری است، برایتان اهمیت دارد؟ در صفحات گسترده مانند اکسل، یافتن پاسخ این سوال که کدام کارمندتان با کدام مشتری در ارتباط بوده و چه کاری برایش انجام داده، کار بسیار پیچیده ای است.
با اکسل امکان مشاهده اطلاعات در لحظه وجود ندارد در صورتی که در CRM امکان مشاهده تمامی فعالیت ها در گذشته و آینده، فراهم شده است. همچنین با CRM دسترسی به اطلاعات از طریق موبایل به راحتی امکان پذیر است.
2 - زمان زیادی برای یافتن اطلاعات صرف می شود:
درصورتی که از اکسل به جای CRM استفاده کنید، اطلاعات را در فایل های مجزایی ذخیره می کنید که پیدا کردن سریع آن ها بسیار مشکل است. در نتیجه، زمانی را که باید برای رسیدگی به مشتریان و توسعه کسب و کارتان اختصاص بدهید، به پیدا کردن اطلاعات مشتریان می گذرانید. داشتن CRM ، امکان پیدا کردن هر نوع اطلاعاتی را در کوتاه ترین مدت فراهم می کنید و دیگر لازم نیست زمان زیادی را به جستجو در فایل های متعدد با استفاده از ابزارهای فیلتر، بگذرانید.
3 - صفحات اکسل هیچ گاه به طور ۱۰۰ درصد به روز نیستند:
در کسب و کار شما داشتن اطلاعات به روز و در لحظه چه میزان اهمیت دارد؟ زمان بررسی به روز بودن اطلاعات را نیز به زمان جستجو و پیدا کردن داده ها اضافه کنید! موارد این چنینی به ترک مشتری از سازمان شما و تضعیف تصویری که مشتری از شما در ذهن خود دارد، می انجامد. استفاده از CRM ، باعث می شود اطلاعات در سازمان تان به روزتر باشد و تصویر ذهنی مشتری از شما قوی تر شود.
4 - نحوه وارد کردن اطلاعات توسط اعضای تیم، یکسان نیست:
زمانی که از افراد تیم می خواهید اطلاعات را در فایل های اکسل ثبت کنند، امکان مدیریت اطلاعات به صورت یکپارچه را از دست می دهید. در ضمن، با ادغام کردن آن ها متوجه می شوید که اطلاعات وارد شده توسط افراد مختلف، یکسان نیستند. استفاده از CRM ، امکان وارد کردن اطلاعات در فرم های مشخص را فراهم می کند که باعث می شود از وارد کردن اطلاعات بصورت سلیقه ایی جلوگیری گردد.
5 - اعلان یادآور در اکسل امکان پذیر نیست:
فراموش کردن فعالیت ها در اکسل بسیار ساده است! در نظر بگیرید نتیجه یک تماس تلفنی، پیگیری مجدد به تاریخ یک ماه دیگر از مشتری باشد. اکسل امکان یادآوری پیگیری های از این دست را فراهم نمی کند در صورتی که در CRM به راحتی و در کوتاه ترین زمان ممکن، یک فعالیت ثبت می شود و زمان مورد نیاز پیگیری آن توسط نرم افزار، یادآوری می گردد.
6 - برقراری تماس با مشتری راحت انجام نمی شود:
کارمندان تان به اشتباه بیش از یک بار با یک مشتری تماس می گیرند؟ لازم است تماس ها و تعاملاتی که با مشتریان داشتید، ثبت شوند؟ دانستن این که چه شخصی آخرین بار با مشتری صحبت کرده برایتان اهمیت دارد؟
سوالات فوق را از خود بپرسید و اگر جواب تان مثبت است، به تایم لاین فعالیت ها در CRM نیاز دارید. نرم افزار CRM امکان ثبت تمامی ارتباطات، مکالمات و تعاملات با مشتریان را به نحوی که به راحتی قابل دسترس باشند، ایجاد می کند.
7 - زمان زیادی را صرف کارهایی می کنید که با وقت کمی قابل انجام هستند؟
با استفاده از اکسل، وقت و انرژی زیاد را باید برای تحلیل داده ها اختصاص بدهید. فعالیت های ساده ایی مانند آماده سازی گزارش و یا وارد کردن اطلاعات، از این دست موارد هستند که گاها ممکن است تا چندین روز زمان شما و کارمندان تان را بگیرد.
8 - کسب و کارتان در مسیر رشد و توسعه است؟
زمانی را در نظر بگیرید که کارکنان زیادی به سازمان تان اضافه می شوند، آیا مدیریت اطلاعات، به همان سادگی زمانی است که تعداد کارکنان تان انگشت شمار بودند؟ در این شرایط مشکلات وارد کردن اطلاعات در فایل های اکسل را چطور می توانید کنترل کنید؟
با آموزش، به راحتی می توانید استفاده از نرم افزار CRM را به کارکنان تازه وارد سازمان تان یاد بدهید. آن ها هم با استفاده از اکانت شخصی شان وارد سیستم شده تا از مشکلات ذکر شده جلوگیری نمایید. استفاده از صفحات گسترده زمانی که در حال رشد و توسعه هستید، ابزاری نا کارآمد به حساب می آید.
خلاصه این که اگر بابت هزینه های خرید نرم افزار نگرانید، در جلسات مشاوره شرکت ایده ارتباط تراشه شرکت نمایید تا با نرم افزار تحت وب مدیریت ارتباط با مشتری ما آشنا شوید و با اطمینان خاطر نرم افزار CRM خود را تهیه نمایید.
